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Supere la contracción crediticia: sea más eficaz

Octubre 2008

Con los inquietantes titulares que aparecen todos los días en los periódicos, se propaga el catastrofismo. Resulta evidente que ahora es el momento de recortar gastos innecesarios, de manera que todos podamos ser tan eficaces como sea posible. La Federación de Pequeñas Empresas aconsejó recientemente sobre una serie de medidas que se podrían tomar para hacer esto precisamente y desearía elegir un punto que tocan que trata acerca de la necesidad por parte de las empresas pequeñas de "Administrar los costes y hacer algo diferente".

Teniendo esto en cuenta, he compilado algunas formas innovadoras y prácticas con las que las empresas pequeñas pueden cambiar fácilmente la manera en la que hacen negocios, logrando unos ahorros instantáneos tanto de costes como de tiempo con unos beneficios estratégicos a largo plazo y la ventaja añadida de que al mismo tiempo se pueden mejorar las credenciales ecológicas.

Ahorre energía: compre de manera diferente y consolide

En primer lugar, las cosas sencillas. Estudios recientes han hallado que las PYMES malgastan alrededor de 1.300 millones anuales en costes de energía. Se podría ahorrar un 20% de los costes de energía con solo apagar los monitores y las luces. No le costará nada implementar estas medidas, pero pagará dividendos cuando lleguen las facturas.

Mediante la compra y uso de productos energéticamente eficaces, también podemos reducir el uso de energía innecesaria y la contaminación atmosférica y, definitivamente, recortar las facturas de servicios elevadas: cuando compre productos nuevos, fíjese que lleven una etiqueta que constante que están recomendados para el ahorro energético. Al mismo tiempo, se calcula que el 80% de las empresas tienen más servidores, aplicaciones y licencias de los necesarios, por lo que podría ahorrar dinero consolidando su departamenteo de informática.

Servicio de primera clase con precio de segunda: sin sellos, franqueo ni problemas

Piense de una manera diferente. Servicios como ViaPost (www.viapost.com) proporcionan una forma sencillas de recortar costes de una manera nueva e innovadora. Este servicio permite a las empresas (y a los individuos) enviar cartas por Internet. Esto significa que ahora puede enviar una carta directamente desde un ordenador a cualquier dirección del Reino Unido: lo que no sólo es bueno para el medio ambiente y completamente seguro, sino que ofrece ahorros de costes de alrededor del 25% comparado con el correo tradicional.

Además, los estudios indican que el coste verdadero de enviar correo es de más de 1 libra esterlina por carta cuando se toma en cuenta el tiempo empleado y los artículos de papelería. ViaPost elimina este factor y cobra 27 penique por carta, incluyendo la impresión, los artículos de papelería y el reparto. En cuanto a la seguridad, en un principio me preocupaba enviar información sensible por este medio; no obstante, ViaPost utiliza un sistema de seguridad 128bitssl: usado por las organizaciones financieras y que tiene el nivel de seguridad comercial más elevado. Al tiempo de ser seguro digitalmente, también es seguro físicamente, dado que sus socios impresores, que ya imprimen para servicios financieros, no tienen ningún contacto con el correo. Es un proceso de plegado y cierre automático, lo que quiere decir que realmente no intervienen manos humanas, por así decirlo, lo que da como resultado un servicio más rápido y barato y con menos errores.

Recorte el tiempo y los gastos de viajar y tenga un powwownow: ¡ahora!

Una de las maneras de cambiar para mejor la forma en que opere su empresa es sustituir a proveedores de servicios de conferencias telefónicas y a través de la Web por otros que sean más económicos. Constituye una indicación clara de la importancia que ha cobrado, predominantemente para las personas que tienen empresas pequeñas y medianas (PYMES, por lo general hasta 100 empleados), que las empresas británicas ahora gasten una asombrosa cifra de 210 millones de libras esterlinas cada año en costes de conferencias telefónicas. De estos 210 millones, los resultados de nuestras investigaciones dan unos cálculos de más de 55 millones de libras esterlinas que se podrían ahorrar si las personas escogieran los proveedores adecuados: lea la letra pequeña fijándose en los cargos de conexión/puentes.

Las teleconferencias no sólo le permiten ahorrar en facturas telefónicas sino también en gastos de transporte, así como en el tiempo que se pasa fuera de la oficina. Con los paquetes correctos, los clientes y los consumidores también verán los beneficios ya que se añadirá transparencia y se les proveerán facturas de gastos reducidas. Para los trabajadores itinerantes, también ofrece beneficios sustanciales, ya que podrán mantenerse en contacto con colegas y clientes de manera fiable.

Sacar el mayor provecho del tiempo disponible

Es probable que una de las cosas más importantes que podemos hacer es plantearnos si nuestros empleados emplean el tiempo de la mejor manera: ¿se les ha proporcionado formación de administración del tiempo de acuerdo a sus tareas o hay alguna actividad que deberían plantearse subcontratar?  Cuando ahorra tiempo, realmente está ahorrando dinero. Todos podemos emplear mejor el tiempo del que disponemos si hacemos posible que el personal y nosotros mismos adquiramos técnicas de administración de tiempo, dispositivos de ahorro de tiempo o nos planteemos subcontratar algunas actividades que no sean parte esencial de nuestro negocio.

Como se demostró en épocas pasadas de catastrofismo, las empresas que piensan de manera diferente, que no se aferran demasiado a "la forma en que se hacen las cosas", sino que más bien miran al futuro y se valen del cambio como una oportunidad, son las empresas que emergen con más fuerza y éxito. Creo que ahora es el momento de efectuar ese cambio.

Andrew Pearce: Codirector general de Powwownow.

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