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Mejora de la eficacia de las reuniones

Diciembre 2007, New Business

Por lo general, las reuniones suelen celebrarse para tomar decisiones pero muy a menudo los participantes acaban dándole vueltas a temas menores y desviándose del asunto en cuestión y, lo que es crucial, malgastando el tiempo de todos.

Como codirector general de una empresa de teleconferencias cuyo negocio se basa en reuniones, hemos tomado unas cuantas sugerencias prácticas en cuanto a cómo conducir una reunión exitosa y, consecuentemente, mejorar la eficacia del negocio.

No hace falta comentar que a medida que la recesión se cierna sobre la economía, el aumento de la productividad se hará incluso más importante.

Recientemente, hemos realizado una encuesta entre trabajadores de oficina para preguntarles acerca de sus hábitos durante las reuniones. Fue una encuesta bastante sencilla pero demostró que sin una presidencia fuerte a menudo se podía malgastar un tiempo valioso.

Casi la mitad de los encuestados admitieron haber visto cómo alguien se quedaba dormido y casi una cuarta parte de los hombres confesaron mentir regularmente en las reuniones, mientras que solamente una de cada diez mujeres presentaban esta tendencia.

Dejando de lado los chistes, con muy poco enfoque en la agenda las tomas de decisiones van a verse afectadas negativamente.

¿Cómo hago que mis reuniones sean más eficaces?

Si dedica un tiempo a planear una reunión, cuando todos estén en la sala el tiempo se utilizará para tratar de los temas que se precisa resolver y no para no dejar de salirse del tema y volver al mismo. Como parte de la planificación necesita pensar en a quién se tiene que invitar: cuanto más reducido sea el grupo mejor. La fórmula básica es que por cada persona extra que invita la reunión se dobla en cuanto a duración y la eficacia se divide por dos.

Resulta esencial el intercambio de cortesías al inicio de la reunión pero no se debe emplear mucho tiempo en conversaciones innecesarias. Podría suceder que el sobrín de un colega acabara de matricularse en la universidad de Oxford o que lo sucedido en Operación Triunfo el sábado pasado fuera una farsa, pero mejor comenta eso al final de la reunión, no al principio.

Si no dirige la reunión esta se diversificará en un sinfín de temas de cada vez y no se logrará nada. Asegure que controla la reunión lo más rápidamente posible, manteniendo la reunión a un paso regular y con el enfoque siempre en un punto final definido.

Así mismo, asegure que todas las discusiones sean relevantes para todo el grupo. Si se sale del tema y dos personas tratan de algo que sólo les interese a ellas, asegure que dejan de hacerlo y lo posponen para tratar en otro momento, fuera de la reunión.

Pidiendo a los colegas que presenten respuestas antes de la reunión también puede incrementar la eficacia. Antes de la reunión, pregunte a todos cuáles son sus soluciones a las preguntas que se van a plantear en la reunión. De esta manera, no tendrá que volver a hacer las preguntas de nuevo.

Asegure que utiliza un lenguaje que todos puedan entender y que esté bien informado para no tener que improvisar sobre la marcha.

Además de esto, anime a la participación en la reunión y anticipe las preguntas que se puedan plantear y sepa cómo responder a las mismas. Asegure que sus acciones sean consistente con sus palabras; en resumen, que si dice que va a hacer algo, hágalo. De esta manera las reuniones futuras serán más eficaces y se le tomará más en serio.

Lógicamente, es normal que yo diga esto, pero es cierto: una de las maneras más sencillas de ahorrar tiempo es hacer las reuniones por teléfono o por la Web. Al reducir el tiempo de desplazarse a las reuniones, ahorra tiempo y reduce los gastos.

La prueba de que esto puede ayudar en tiempos como los actuales, es el incremento de negocio que hemos experimentado desde que la contracción crediticia se apoderó del Reino Unido.

Andrew Pearce: Codirector general de Powwownow.

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