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Mejora de la eficacia de sus reuniones

Noviembre 2008, New Business

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Las reuniones deberían ser una plataforma para la toma de decisiones pero muy a menudo los empleados acaban dándole vueltas a temas menores, desviándose del asunto en cuestión y malgastando el tiempo de todos.

Como compañía de teleconferencias, la totalidad de nuestro negocio se basa en reuniones. Recientemente hemos recogido unas cuantas sugerencias prácticas en cuanto a cómo conducir una reunión exitosa y, consecuentemente, mejorar la eficacia del negocio.

Con una recesión cerniéndose sobre la economía, el aumento de la productividad se hará incluso más importante. Recientemente, hemos realizado una encuesta entre trabajadores de oficina para preguntarles acerca de sus hábitos durante las reuniones. Fue una encuesta bastante sencilla pero demostró que sin una presidencia fuerte a menudo se podía malgastar un tiempo valioso.

Sorprendentemente, casi la mitad de los encuestados admitieron haber visto cómo alguien se quedaba dormido y casi una cuarta parte de los hombres confesaron mentir regularmente en las reuniones, mientras que solamente una de cada 10 mujeres presentaba esta tendencia.

¿Cómo hago que mis reuniones sean más eficaces? Si dedica un tiempo a planear una reunión, esto se traducirá en que cuando todos estén en la sala el tiempo se utilizará para tratar de los temas que se precisa resolver y no para no dejar de salirse del tema y volver al mismo. Como parte de la planificación necesita pensar en a quién se invita: cuanto más reducido sea el grupo mejor. La fórmula básica es que por cada persona extra que invita la reunión se dobla en cuanto a duración y la eficacia se divide por la mitad.

Resulta esencial el intercambio de cortesías al inicio de la reunión pero no se debe emplear mucho tiempo en conversaciones innecesarias. Podría suceder que el sobrino de un colega acabara de matricularse en la universidad de Oxford o que lo sucedido en Operación Triunfo el sábado pasado fuera una farsa, pero mejor comenta eso al final de la reunión, no al principio.

Si no dirige la reunión esta se diversificará en un sinfín de temas de cada vez y no se logrará nada. Asegure que controla la reunión lo más rápidamente posible, manteniendo la reunión a un paso regular y con el enfoque siempre en un punto final definido.

Resulta crucial que todas las discusiones sean relevantes para todo el grupo. Si se sale del tema y dos personas tratan de algo que sólo les interese a ellas, deténgalos inmediatamente.

Pedir a los colegas que presenten respuestas antes de la reunión es una buena forma de incrementar la eficacia. Antes de la reunión, pregunte a todos cuáles son las preguntas que se van a plantear en la reunión. De esta manera, no tendrá que volver a hacer las preguntas de nuevo.

Además de esto, anime a la participación en la reunión y anticipe las preguntas que se puedan plantear y sepa cómo responder a las mismas. Asegure que sus acciones sean consistentes con sus palabras; en resumen, que si dice que va a hacer algo, hágalo. De esta manera las reuniones futuras serán más eficaces y se le tomará más en serio.

Una de las mejores maneras de ahorrar tiempo y dinero es celebrar las reuniones por teléfono o por la Web. Recortando los costes de viajes a las reuniones, ahorra tiempo y reduce gastos.

La prueba de que esto puede ayudar en tiempos como los actuales, es el incremento de negocio que hemos experimentado desde que la contracción crediticia se apoderó del Reino Unido.

Andrew Pearce es codirector ejecutivo de Powwownow

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